Bij het managen van een onderneming komt veel kijken; iets wat vaak over het hoofd wordt gezien is het databeheer en de compliance. Wetende dat privacy en data-protection een belangrijk topic zijn in tijden van phishing en identiteitsfraude, kan het een grote impact hebben als je hier niet juist mee omgaat. De gevolgen kunnen best vergaand zijn; niet alleen reputatieschade die je onderneming hierdoor lijdt, maar ook juridisch kan dit grote gevolgen hebben.
Onder het motto “beter voorkomen dan genezen” kan je zelf al enkele stappen nemen om te vermijden dat het van vooraf aan fout loopt. Wat je zeker wil vermijden:
Goed klasseren en bewaren van je data is één van de belangrijkste acties die je dient te nemen om de beveiliging van je data te waarborgen én te voldoen aan de wetgeving. Het geeft je inzicht in welke informatie wordt opgeslagen en waar deze zich bevindt. Wanneer er twijfel bestaat over de locatie van specifieke data, zijn fouten snel gemaakt en kan dit bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat deze met verkeerde, in het slechtste geval zelfs dubieuze, personen wordt gedeeld. Of stel je voor dat je op een cruciaal moment een belangrijk dossier niet kunt vinden; dit kan grote gevolgen hebben.
Je kan dit efficiënt oplossen door te investeren in een CRM of ERP-pakket. Deze systemen centraliseren alle belangrijke gegevens, bieden toegang tot real-time informatie en maken het eenvoudiger om data te organiseren en te traceren.
Wanneer je bedrijfssoftware aanschaft, zoals een CRM- of ERP-pakket, let erop dat er rekening wordt gehouden met data-protection. Dit kan bijvoorbeeld door de toegang tot privacygevoelige informatie te beperken, rechten te beperken voor het bewerken of verwijderen van dergelijke gegevens, het vereenvoudigen van het beheer van gegevens, de beveiliging van deze data te optimaliseren, …
Onvoldoende controle over persoonlijke gegevens kunnen ervoor zorgen dat je onderneming niet voldoet aan de wetgeving voor gegevensbescherming. Dit kan niet alleen leiden tot hoge boetes en juridische gevolgen, maar ook tot reputatieschade en verlies van vertrouwen bij klanten. Daarnaast is het essentieel dat je bedrijfssoftware voldoet aan internationale regelgeving zoals GDPR, zodat je zeker weet dat je gegevensverwerkingsprocessen in overeenstemming zijn met wettelijke vereisten.
Zie je data als een verleidelijk snoepje voor hackers. Onvoldoende beveiliging zet de poort zo open en kan heel je onderneming aan het wankelen brengen. Hou er bij het implementeren van het ERP of CRM rekening mee dat er enkel sterke wachtwoorden worden gebruikt door je team. Overweeg ook het gebruik van een wachtwoordmanager om veilige wachtwoorden eenvoudig te beheren.
Zorg ook dat je met de ERP-leverancier bespreekt dat er voldoende back-up en herstel van data voorzien is. Dit omvat niet alleen regelmatige automatische back-ups, maar ook duidelijke herstelprocedures in geval van een incident, zoals bijvoorbeeld een cyberaanval. Deze maatregelen vormen een sterke verdediging tegen dataverlies en beperken de verloren tijd als er toch een incident zou plaatsvinden, waardoor je bedrijfsprocessen minimaal verstoord worden.
Je data onder controle houden en beschermen is geen eenmalig klusje, het is een constant proces dat je moet onderhouden. Uitstelgedrag om data-issues op te lossen kan leiden tot onnauwkeurige, onsamenhangende of zelfs verouderde gegevens.
Daarnaast kan het leiden tot verkeerde beslissingen, omdat de gegevens waarop je vertrouwt, niet actueel zijn. Dit kan verregaande gevolgen hebben, zoals financiële verliezen of strategische fouten.
Net zoals bij het bouwen van een huis, begint het opzetten van een database met een plan. Een goed gegevensbeheerplan vormt de basis om problemen te voorkomen. Zorg ervoor dat je plan duidelijke richtlijnen bevat:
• Welke privacygevoelige gegevens beheren we? Bepaal welke soorten persoonlijke, financiële of bedrijfsgevoelige informatie je verzamelt en opslaat.
• Wie is verantwoordelijk voor welke gegevens? Stel binnen je team een verantwoordelijke aan voor verschillende soorten gegevens. Deze persoon is verantwoordelijk voor de naleving van regels, de kwaliteit van de data en het beheer van toegang.
• Welke wetten en regels zijn van toepassing op ons bedrijf? Informeer je over de relevante wet- en regelgeving, zoals GDPR, sectorspecifieke eisen of internationale data-opslagregels, zodat je zeker weet dat je processen voldoen aan alle wettelijke vereisten.
• Hoe houden we de gegevens onder controle en hoe meten we dat? Stel meetbare criteria op voor het monitoren van gegevenskwaliteit, beveiliging en toegang.
Dit plan helpt je om prioriteiten te stellen en een effectieve strategie voor gegevensbeheer te ontwikkelen.
Het opstellen van duidelijke regels is belangrijk voor goed gegevensbeheer. Toegangscontrole speelt hierbij een belangrijke rol.
Het kan nuttig te zijn om te kijken of je medewerkers de juiste toegang hebben. Zorg ervoor dat medewerkers alleen toegang hebben tot de informatie die ze echt nodig hebben om hun werk te doen. Zorg er ook voor dat medewerkers geen wachtwoorden delen of inloggen met andermans account, omdat dit niet alleen een beveiligingsrisico vormt, maar ook het moeilijk maakt om verantwoordelijkheid te traceren in geval van een incident.
Voer regelmatig een controle uit op het naleven van de regels en op het onderhoud van de gegevens.
De juiste tools helpen je bedrijf om gegevens efficiënter en veiliger te beheren, je kan daarvoor in bedrijfssoftware investeren. Een ERP-pakket, bijvoorbeeld, zal je niet alleen helpen om je bedrijfsprocessen te verbeteren, maar ook helpen om je gegevensbeheer te optimaliseren.
De keuze van bedrijfsondersteunende software is een grote stap. Het systeem moet niet alleen voldoen aan de functionele eisen van je organisatie, maar ook rekening houden met data-beveiliging en compliance-eisen.
Let op: tools zijn alleen zo goed als de mensen die ermee werken. Zorg daarom voor regelmatige training voor iedereen die gegevens aanmaakt, verzamelt of analyseert. Je team moet niet alleen met de software kunnen werken, maar ook bewust zijn van de mogelijke risico's en verantwoordelijkheden bij het omgaan met gevoelige gegevens. Training in cybersecurity en het naleven van interne richtlijnen zorgt ervoor dat je investeringen rendeert en je organisatie beter beschermd is tegen datalekken.
Onthoud dus vooral dat proactief handelen essentieel is, wanneer het om databeheer gaat. Het juiste beheer van je data begint met een stevige basis: een goed opgesteld plan, duidelijke regels voor toegang en controle, en het gebruiken van de juiste tools.
Wanneer je kiest voor ERP-software, vertrouw dan op je ERP-leverancier om je zo goed mogelijk bij te staan in de implementatie. Zij hebben de ervaring en kennis om juist met jouw data om te gaan.
