Sneeuw en hagel brengen heel wat praktische uitdagingen met zich mee voor bouwondernemingen. Maar het sneeuwbaleffect veroorzaakt door een opeenstapeling van kleine administratieve issues, kan leiden tot minstens even grote vertragingen op de werf.
Neem nu een fout in de stocktelling: je hebt een groot project op de planning staan en plots blijkt dat één van de essentiële materialen, die onontbeerlijk zijn voor dit project, niet meer op voorraad zijn. In eerste instantie lijkt het wellicht een klein administratief probleem, maar de impact ervan breidt zich uit zoals een sneeuwbal die een berg afrolt, met verstrekkende gevolgen.
Het wordt nog complexer wanneer je contact opneemt met de vaste leverancier en te horen krijgt dat zij het desbetreffende product pas over enkele weken kunnen leveren. Ondertussen blijken alternatieve leveranciers aanzienlijk hogere prijzen te hanteren, waardoor de kosten van het project onverwacht de hoogte in schieten. Dit kleine administratieve foutje leek op het eerste gezicht onschuldig, maar groeit al snel uit tot een groter probleem.
De gevolgen beginnen zich te manifesteren: De vertraging van het project leidt niet alleen tot ontevredenheid bij de klant, maar brengt nog meer extra kosten met zich mee door bijvoorbeeld overuren of extra inhuur van personeel. Bovendien kunnen deadlines voor andere lopende projecten in gevaar komen, waardoor de hele operationele werking van de onderneming aan het wankelen gaat.
Deze administratieve “bump in the road”, is een perfecte illustratie van het belang van een goed stockbeheer. Het toont ook aan hoe één fout in de voorraad kan leiden tot een kettingreactie van effecten, die niet alleen de tijdlijn van het huidige project beïnvloeden, maar ook bredere implicaties kunnen hebben voor de hele onderneming en zijn klanttevredenheid.
"Hadden we maar geïnvesteerd in automatisering." Sectorgerichte ERP-systemen hebben een stockbeheer-module, die elke beweging in de voorraad bijhouden in elke stap van het proces.
Bij het opstellen van offertes voor bouwprojecten, in een ERP, is het mogelijk om direct de beschikbare voorraad van elk product, dat nodig is voor het project, te controleren. Je stelt vooraf in wat de minimale voorraad moet zijn, zodat er waarschuwingssignalen worden gegeven wanneer de voorraad kritiek wordt.
Wanneer het order wordt geplaatst kan je de producten onmiddellijk reserveren en uiteindelijk blokkeren, waardoor ze niet beschikbaar zijn voor andere projecten. De voorraadniveaus worden telkens bijgewerkt na elke transactie: inbound nemen van orders, verwerken van verkooporders, terugname van producten, …
Bedrijven die volledig inzetten op automatisering, maken gebruik van barcodes om zowel producten als locaties te identificeren. Hierdoor wordt de kans op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens aanzienlijk verminderd. In een degelijk ERP-systeem wordt vaak automatisch een unieke barcode gegenereerd voor elk geüpload product, die vervolgens wordt toegepast in de voorraadruimte voor inventarisatie of bij stockbewegingen.
Het gebruik van de rapportagemogelijkheden in het ERP-systeem biedt je een gestructureerde aanpak om trends en afwijkingen voorraad te analyseren. Dit kan helpen om potentiële problemen op te sporen en proactief op te lossen voordat ze groter worden.
Door regelmatig rapporten te maken, kan je patronen en trends traceren die anders misschien onopgemerkt zouden blijven. Zo krijg je een duidelijk beeld van de evolutie in de voorraad over een bepaalde periode en kan je niet enkel reactief, maar ook proactief gaan handelen.
Door te investeren in automatisatie, til je de nauwkeurigheid van je stockbeheer naar een hoger niveau en wordt de kans op fouten bij stocktellingen tot het minimum herleidt, zodat eventuele problemen worden aangepakt voordat ze zich kunnen uitbreiden.
