Bij een onderneming in de bouwsector komt heel veel kijken: je bent bezig met het beheren van je projecten, de voorraden van je materialen, je personeelsadministratie, maar bovenal ook het onderhouden van je relaties met je klanten en leveranciers. We schreven al eerder hoe belangrijk het hebben van een tool voor klantrelatiebeheer is, maar wanneer kies je nu voor een CRM-software en wanneer voor een ERP-software? Beide zijn waardevolle tools om verschillende processen in je bedrijf te beheren, maar het is vooral belangrijk om te kijken wat de specifieke noden van jouw onderneming zijn.
Eerst en vooral is het belangrijk om het verschil tussen beide systemen te kennen.
Een ERP-systeem brengt je voornaamste bedrijfsactiviteiten samen in 1 tool. Het brengt gegevens vanuit verschillende bronnen samen en zorgt voor een vlotte overgang van het ene proces naar het andere, terwijl het ook veel van die processen automatiseert.
Bij het gebruik van een ERP, heb je toegang tot een centrale database die een helder en actueel overzicht biedt van je bedrijfsactiviteiten. Zowel je offertes, voorraadbeheer, je personeelszaken, de status van projecten, kostenbeheer, etc. zitten allemaal onder 1 dak.
Terwijl ERP-software bedrijven ondersteunt bij het beheren van meerdere processen, richt CRM-software zich specifiek op het beheren van klantrelaties en het verbeteren van de communicatie met klanten. Bij elk contact heb je toegang tot up-to-date gegevens van de klant of relatie.
Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je gerichtere offertes kunt opstellen, klantinteracties kunt volgen en een beter inzicht hebt in de behoeften van je klanten.
Ondanks dat er overlappende functies zijn, zijn er dus ook duidelijke verschillen tussen de 2 systemen en het ene kan het andere nooit volledig vervangen: een CRM is een oplossing voor de front-office, gericht op marketing, service en verkoop; een ERP ondersteunt de backoffice bij het beheren van financiële gegevens, projectbeheer en verschillende andere functionele gebieden.
De keuze tussen de 2 systemen hangt dus heel erg af van welke processen je wil gaan optimaliseren binnen jouw bouwbedrijf. Je kan een aantal zaken in overweging nemen:
Het is belangrijk om als onderneming voldoende salesleads aan te trekken en te kunnen omzetten naar klanten. Als dit hetgeen is waar je bedrijf meer behoefte aan heeft, dan is investeren in CRM aan te raden. Deze software verschaft inzicht in gegevens die helpen bij het identificeren, evalueren en beheren van leads, waardoor ze uiteindelijk loyale klanten op lange termijn worden.
Als je meer grip wilt krijgen op je commerciële activiteiten en structuur wilt brengen in de opvolging van klanten, dan kan een CRM-oplossing de uitkomst bieden door inzicht en organisatie te bieden in dit proces. Door alle relevante gegevens op één plek op te slaan, wordt communicatie vereenvoudigd, vermijd je dubbel werk en krijg je een algemeen overzicht van hoe de zaken er op verkoopgebied voorstaan. Zo kan je op tijd bijsturen waar nodig en de juiste stappen te nemen om successen te behalen.
Je hoort van enkele klanten dat de opvolging niet aan hun verwachtingen voldoet, en eerlijk gezegd komt dit als een verrassing. De oorzaak hiervan zou kunnen liggen in de manier waarop je omgaat met klantgegevens.
Door het implementeren van een CRM-systeem, kun je met slechts een paar klikken toegang krijgen tot de historiek van een klant binnen jouw bedrijf. Op het moment dat een klant contact opneemt met een vraag of een probleem, kan je daardoor meer persoonlijke en gerichte ondersteuning bieden. Bovendien wordt het ook eenvoudiger om upselling te realiseren wanneer je een beter inzicht hebt in de dossiers van je klanten.
Doordat je zo hard werkt om onberispelijke operationele kwaliteit af te leveren bij de klant, is de aandacht voor de kwaliteit van de administratie in de vergeethoek geraakt. Hierdoor kan een groot gat ontstaan in het inzicht van bijvoorbeeld je inkomsten en uitgaven, je effectieve kosten of je personeelsadministratie.
Een ERP is in de dit geval de ideale oplossing om op een eenvoudige, maar efficiënte manier een oplossing te bieden voor al je administratie. Doordat je met dit softwarepakket heel veel kan automatiseren en op een laagdrempelige manier elke operationele stap ook administratief kan opvolgen, bespaar je heel veel tijd en moeite.
Je registreert eenvoudig elke stap; van offerte tot facturatie, over inkooporders, vorderingen en registratie van werkuren; en hebt dit inzichtelijk in een handig dashboard.
Wanneer de verschillende afdelingen elk op hun eiland werken en alle documenten in hun eigen tools of locaties opslaan, kan ERP-software soelaas brengen.
Deze software consolideert al je gegevens op één centrale locatie, waardoor iedereen meer inzicht krijgt in de voorafgaande of volgende stappen in het proces. Op deze manier vermijd je miscommunicaties en fouten die vergaande gevolgen kunnen hebben.
Als je de kans op menselijke fouten in je administratie tot een minimum wilt beperken en tijd (en dus geld) wilt besparen, dan is een ERP-systeem een uitstekende keuze voor jouw bouwbedrijf. Het verhoogt niet alleen de productiviteit, maar ook de motivatie van je team. Verscheidene repetitieve en arbeidsintensieve taken behoren nu tot het verleden.
Neem bijvoorbeeld de HR-afdeling, die geen stapels papieren tijdsregistraties meer hoeft over te typen. In plaats daarvan kunnen ze deze gegevens eenvoudig uit het ERP-systeem halen, wat een enorme opluchting kan zijn.
Bij het kiezen tussen een CRM en een ERP voor je bouwonderneming is het dus belangrijk om je specifieke behoeften en doelstellingen te evalueren, en te bepalen welke oplossing het beste aansluit bij de uitdagingen waarmee je te maken hebt.
In vele gevallen is het zinvol om beide systemen te integreren, zodat je profiteert van de voordelen van zowel CRM als ERP. Op deze manier heb je in zicht in het volledige bedrijfsproces van begin tot einde in één handige tool en kan je als bouwonderneming altijd een stap voor zijn op je concurrentie.
Of je nu kiest voor een CRM, een ERP of beide, het implementeren van een geavanceerd systeem kan een waardevolle investering zijn die de groei en succes van je bedrijf kan stimuleren.
