We schreven al eerder over hoe een klant verschillende fasen doorloopt vooraleer ze kopen en loyaal aan je blijven. In al deze fasen is het belangrijk dat je herkenbaar bent en dat (potentiële) klanten in één oogopslag zien dat de communicatie die ze zonet hebben ontvangen van jouw onderneming komt. Het draait in 2024 al lang niet meer enkel over de kwalitatieve service die je aanbiedt, maar de identiteit en de professionele indruk van je onderneming is een minstens even belangrijke factor voor een klant om voor jou te kiezen. Je “huisstijl” en het doorlopend toepassen ervan in alle fasen van je klanttraject, van een eerste mail tot de laatste factuur, is een belangrijk onderdeel van je bedrijfsidentiteit.
De huisstijl is de verzamelnaam van de visuele elementen die de identiteit van je onderneming weerspiegelen; bijvoorbeeld het logo, lettertype, keuze van kleuren en uitlijning van documenten. Het zorgt voor een professionele uitstraling en zorgt dat je “merk” herkenbaar is. Wanneer klanten documenten, zoals een offerte of factuur, van je onderneming ontvangen, moeten ze direct de link kunnen leggen met je onderneming.
Het toepassen van je huisstijl op al je bedrijfsdocumenten geeft een gevoel van betrouwbaarheid, omdat het aantoont dat je details en orde belangrijk vindt en je onderneming serieus neemt.
Uniformiteit bewaren in administratieve documenten is een hele uitdaging, zeker als er verschillende collega’s verantwoordelijk zijn voor het opstellen van deze documenten. We geven graag een aantal tips om dit te vergemakkelijken:
Wijs een persoon of team aan om de uniformiteit van alle bedrijfsdocumenten te controleren en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de huisstijlrichtlijnen. Deze persoon kan ook fungeren als aanspreekpunt voor vragen over huisstijl en kan eventuele afwijkingen corrigeren.
Ontwikkel sjablonen voor alle veelgebruikte documenten zoals offertes, facturen, inkooporders etc. Zorg ervoor dat deze sjablonen de huisstijl van je onderneming weerspiegelen en moedig je medewerkers aan om deze te gebruiken. Dit kan makkelijk door deze sjablonen in je ERP te uploaden, zodat alles geautomatiseerd wordt verzonden volgens de richtlijnen van je onderneming. Hetzelfde geldt voor e-mailhandtekeningen: zet deze standaard in je ERP en alle e-communicatie ziet er steeds hetzelfde uit.
Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de huisstijl en hoe ze deze moeten toepassen. Bied training en begeleiding om ervoor te zorgen dat iedereen jouw richtlijnen volgt.
Neem af en toe de tijd om te bekijken of je huisstijl nog up-to-date is en of deze consistent wordt gebruikt. Als je na enige tijd merkt dat je huisstijl eens een opfrissing kan gebruiken, laat je niet tegenhouden. Het is ook meteen een reden om je klanten te contacteren of een post op social media te maken met de melding dat je een nieuwe huisstijl hebt, zo heb je de “slapende” klanten ook opnieuw bewust gemaakt van je bestaan.
Een "tone of voice" verwijst naar de manier waarop je vanuit je onderneming communiceert. Het omvat de stijl, toon en woordkeuze die worden gebruikt om een boodschap over te brengen naar je contacten.
Je communicatie kan variëren van formeel tot informeel, persoonlijk tot zakelijk, speels tot serieus. Het helpt bij het creëren van herkenbaarheid in al je communicatie, zoals advertenties, sociale media of e-mails.
Een huisstijl is meer dan een esthetische keuze: noem het extra handvat om loyaliteit bij je klanten op te bouwen. Investeren in een doordachte huisstijl en het consequent toepassen ervan in al je communicatie is niet alleen een teken van zorgvuldigheid, maar ook een onderdeel van het bouwen en behouden van een sterk merk in de competitieve markt.
