Op zich lijkt inkopen een zeer eenvoudige administratieve taak, maar naarmate je bedrijf groeit en je steeds grotere projecten gaat realiseren, wordt dit een complexer en tijdrovend proces. Zonder een gestructureerde aanpak kunnen er gemakkelijk fouten ontstaan die zowel de winstgevendheid als de efficiëntie van een onderneming onder druk zetten.
We benadrukken graag het belang van een gestroomlijnd inkoopproces aan de hand van een voorbeeld.
Je (middelgrote) bouwbedrijf heeft net een mooi project gewonnen voor de renovatie van een kantoorgebouw. Om dit project kwalitatief én met winst te kunnen realiseren, moet je nauwkeurige prijsaanvragen doen voor de aankoop van je materialen en op basis van de ontvangen offertes je inkooporders gaan plaatsen. Bovendien heeft dit prestigieuze project een zeer strakke deadline, waardoor je dus moet zorgen dat alles op tijd geleverd wordt om de werkzaamheden soepel te laten verlopen.
Je werkt al lang in deze sector en hebt dus een ruim aanbod aan leveranciers voor al je materialen en gaat dus via e-mail en telefoon je prijsaanvragen doen. Het proces verloopt langzaam omdat elke leverancier andere informatie levert, zoals leveringstijden en hoeveelheidskortingen, waardoor het vergelijken van alle offertes tijdrovend is. Om tijd te besparen, besluit je uiteindelijk voor een leverancier te kiezen zonder grondige vergelijking van de aangeboden prijzen en condities. Hierdoor loop je de kans mis om de beste prijs en voorwaarden te krijgen.
Je team begint per mail alle orders te bevestigen, op zich niet inefficiënt, maar door de tijdsdruk worden er menselijke fouten gemaakt. De hoeveelheid van het hout dat je bestelde blijkt niet te kloppen en de leverdatum blijkt ook anders te zijn dan hetgeen met de leverancier werd afgesproken. Bovendien staat de verhuurder van de torenkraan aan de poort van jouw bedrijf, in plaats van op het werfadres, wat 50km van jullie kantoor is. De kosten lopen dus al snel op en je project loopt al van bij aanvang vertraging op. Je team staat bovendien ook onder druk doordat ze alles moeten rechttrekken en ook zij enorm veel tijd verliezen.
Deze situatie is echt helemaal worst case en misschien licht overdreven, maar het toont wel aan hoe belangrijk het is om het proces van prijsaanvragen en inkooporders strak te laten verlopen.
Stel je ditzelfde project nu voor, gemanaged vanuit een enkel geïntegreerd softwarepakket: een ERP-systeem. In plaats van de offertes handmatig op te vragen bij verschillende leveranciers, verstuur je vanuit de software alle prijsaanvragen vanuit een gestandaardiseerd format.
Je foutenmarge wordt tot een minimum gereduceerd, doordat het systeem de informatie uit de klantofferte overneemt en rechtstreeks in je prijsaanvragen en inkooporders worden geplaatst. Met enkele klikken verstuur je prijsaanvragen en inkooporders naar je leveranciers. Compleet met de juiste hoeveelheden, leverdata en prijzen.
Bovendien kan je in je ERP ook in realtime je inkooporders opvolgen. In één oogopslag kan je zien welke materialen al geleverd zijn, welke nog onderweg zijn, wat de verwachte leverdatum is, of er vertraging wordt verwacht. Door de transparantie van je systeem kan je proactief ingrijpen en voorkom je dat kleine problemen grote verstoringen in je project gaan veroorzaken.
Kortom, met een ERP-systeem wordt het proces van prijsaanvragen en inkooporders niet alleen eenvoudiger, maar je hebt ook veel meer controle over je projecten. Hierdoor kan je je gaan focussen op wat voor jouw onderneming het belangrijkste is: succesvolle, winstgevende projecten opleveren.
