Je start je bouwonderneming met een droom en een busje vol gereedschap. In het begin is het eenvoudig: je hebt een overzichtelijke voorraad in je garage, en je bent de enige die verantwoordelijk is voor wat er binnenkomt en buitengaat. Het gaat je voor de wind en je zaken groeien snel. Binnen de kortste keren neem je enkele medewerkers in dienst en je garage puilt uit van het materiaal. Tijd voor een groter magazijn.
De ideale gelegenheid om een voorraadsysteem op te zetten. Een frisse start in je nieuwe warehouse, waar je een duidelijk overzicht hebt op je voorraad.
Niemand zijn favoriete klus, maar je moet erdoor: samen met je team begin je aan een oplijsting van alle materialen en gereedschappen die je in stock hebt. Terwijl je bezig bent, deel je alles op in categorieën: bouwmateriaal, gereedschap, kledij en PBM, bevestigingsmateriaal, onderhoud… De categorieën kan je op zich ook nog onderverdelen in groepen, bijvoorbeeld in de categorie bevestigingsmateriaal kan je de onderverdeling maken in afstandsschroeven, schroeven voor gipsplaat, schroeven voor hout, nagels, nieten, pluggen, etc.
Nu je weet wat je allemaal hebt aan voorraad, kan je je magazijn ernaar inrichten. Je ontwerpt een logische indeling die optimaal werkt voor jouw onderneming, waarbij veiligheid en toegankelijkheid voorop staan. Rekken en schappen worden geïnstalleerd en elke stockageplek krijgt een naam of nummer.
Je bent klaar voor het investeren in voorraadbeheersoftware, een systeem dat meer kan bieden dan de Excel sheet waar je nu alles in bijhoudt. Kies vooral voor software die past bij de omvang en behoeften van jouw onderneming. Een compleet ERP-pakket zorgt ervoor dat je stock ook geconnecteerd staat met je projecten en zorgt dat je in real-time je voorraad kan bijhouden, bestellingen kan plaatsen en rapportages kan genereren. Je kan nu op een efficiënte manier de resultaten van je inventaris ingeven in je ERP.
Dit was het meest intensieve gedeelte, je hebt een goede fundering gelegd, nu kan je verder bouwen om de controle te behouden.
Stel met je team duidelijke procedures op voor wat binnenkomt en buiten gaat: inkomende leveringen worden gecontroleerd, inkooporders worden digitaal “in ontvangst genomen”, nieuwe items worden meteen gelabeld en ingegeven in het ERP. Uitgaande materialen worden geboekt in het systeem dmv een materiaal- of leverbon, terugkerende materialen worden via de terugname opnieuw ingeboekt.
Op basis van historische data stel je minimum- en maximum voorraden in. Zo voorkom je dat je zonder de essentiële voorraden kom te zitten, maar ook dat er overstock is. Denk er zeker over na om een planning op te stellen om je voorraden regelmatig te controleren en op regelmatige basis je voorraden aan te vullen.
Je voorraden beheren is geen solo-klus, maar een team-effort. Zorg dat iedereen mee is in dit verhaal en dat je hele team is getraind in de nieuwe procedures en gebruik van de software. Dit kan enkel werken als iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt en meewerkt.
Het is niet iedereen gegeven om in 1 keer een grote verandering in te voeren. Je kan daarom ook kiezen om te starten met een pilotfase waarin je je nieuwe voorraadsysteem in een beperkte omgeving test en beoordeelt. Op die manier kan je eventuele problemen snel identificeren en oplossen. Zodra je zeker genoeg bent over de werking van je systeem, rol je het volledig uit.
Een efficiënt voorraadbeheer opzetten, is geen aanpassing die je zomaar even doorvoert. Het is een traject dat enige tijd in beslag neemt, maar de resultaten zijn snel zichtbaar. Na enige tijd heb je een goed georganiseerd magazijn en een betrouwbaar voorraadbeheerssysteem.
Je kan met vertrouwen je team naar de werf sturen, wetende dat ze alle nodige materiaal voorhanden hebben. De tijd en energie die je geïnvesteerd hebt in het opzetten van deze structuur leidt tot winst, efficiëntie en niet onbelangrijk: gemoedsrust.
Je bouwonderneming is klaar voor verdere groei, met een stevige basis en een gestroomlijnd voorraadbeheer. De lessen die je hebt geleerd tijdens dit proces, vormen een waardevolle blauwdruk voor toekomstige uitbreidingen en verbeteringen.
