Of je nu een beginnende ondernemer of een ervaren rot bent, iedere ondernemer heeft een doel voor ogen. Het is een hele opdracht om deze doelstellingen scherp te krijgen, duidelijk te maken voor je hele team en het zicht erop te behouden. Met doelstellingen bedoelen we hier niet enkel je omzet en winst, maar een aantal nauwkeurige en meetbare maatstaven die je gebruikt om resultaten te meten van bijvoorbeeld je projecten of onderdelen ervan, je medewerkers, je aannemers etc. We gebruiken hiervoor de term KPI: Key Performance Indicator (of kritieke prestatie indicator).
Er zijn verschillende redenen waarom KPI’s een excellente tool zijn om in je bouwonderneming te gebruiken; we sommen er een aantal voor je op:
Verrassingen horen leuk te zijn en geen zure nasmaak te hebben. Door je KPI’s bij te houden, weet je perfect waar je staat. Merk je dat een bepaald resultaat tegenvalt, dan kan je de oorzaak gaan achterhalen en bijsturen waar nodig.
Wanneer je je KPI’s bijhoudt, heb je als ondernemer goud in je handen om strategische beslissingen te maken en de juiste middelen in te zetten op het juiste moment. Je bespaart kosten en moeite door te focussen op de zaken die het meeste impact hebben op de prestaties en groei van het bedrijf.
Wanneer je (realistische!) KPI’s vooropstelt en deze deelt met je team, weet iedereen waar hij/zij aan toe is en waaraan je werkt. Niets is mooier dan met je hele team een vinkje te kunnen zetten als jullie alweer een KPI hebben behaald. Extra motivatie voor je hele team, werkt kwalitatieve resultaten in de hand.
Er bestaan heel veel hulpmiddelen om je KPI’s op te stellen; onze favoriet is de SMART-methode:
Zorg dat je KPI’s duidelijk zijn; straight forward, zodat er geen verwarring is over wat er moet worden bereikt. Beschrijf ook heel duidelijk je KPI’s, zodat iedereen binnen de organisatie, op elke niveau specifiek begrijpt wat de KPI’s inhouden die specifiek voor hen van toepassing zijn.
Check of je de mogelijkheid hebt effectief na te gaan of je doelstelling wordt behaald. Het heeft weinig zin om een KPI op te stellen waarvan je nooit gaat weten of het resultaat werd gerealiseerd.
Bekijk of je KPI’s haalbaar zijn. Het middelpunt vinden tussen te hoge en te lage doelstellingen is niet eenvoudig, maar wanneer je over de juiste tools beschikt die je inzicht geven in je historische data, heb je de klus zo geklaard. Heb je die tools (nog) niet ter beschikking, dan kan je starten met indicatieve KPI’s en achteraf nog bijsturen wanneer je merkt dat deze niet haalbaar blijken te zijn.
Een KPI is relevant als deze in overeenstemming is met de waarden en prioriteiten van je onderneming. Je specifieke KPI’s moeten je helpen om te bereiken wat je in het grotere geheel wil realiseren.
Stel een deadline op om je KPI te behalen. Een duidelijke deadline helpt je om prioriteiten te stellen. Evalueer ook regelmatig tussendoor hoever jullie staan met jullie KPI’s, zo voorkom je dat deze in de vergeethoek geraakt en blijft iedereen er scherp op.
Jouw onderneming is uniek en niemand kan de juiste doelstellingen voor jouw bedrijf zo goed opstellen als degene die de touwtjes in handen heeft, desalniettemin kunnen we wel enkele tips geven.
Je kan globale KPI’s voor je bedrijf opstellen zoals je gefactureerde omzet, je aantal gewonnen offertes, klanttevredenheid, marge, etc.
Daarenboven kan je ook specifieke KPI’s per project opstellen: deadline, budget, veiligheid (aantal incidenten), kwaliteit (aantal fouten), gewerkte uren, etc.
…die zit zoals in een moderne wagen geïntegreerd in een dashboard. We schreven al eerder over het gebruik van dashboards en kunnen het niet genoeg herhalen hoe handig deze zijn. Ze geven je een duidelijk overzicht over wat zich in je onderneming afspeelt. Voor elke stap in je proces heb je specifieke dashboards ter beschikking: je (opgesplitste) offertemarge, kosten binnen een project, vorderingen, betaalde vs openstaande facturen, …
Of je nu aan het begin van je ondernemersreis staat, of al vele mijlpalen hebt bereikt: je KPI’s zijn de brandstof van je succes. Ze helpen je sturen en meten en zorgen dat jij en je teams gefocust en gemotiveerd blijven om je ambities te bereiken.
