Het introduceren van een ERP-systeem in je bedrijf is een ingrijpend traject en dus is het van groot belang om dit correct aan te pakken, zodat de overgang vlot verloopt en de veranderingen een positief effect hebben op je bedrijfsprocessen.
Bovendien is een ERP-implementatie een proces dat zorgvuldige planning, betrokkenheid van medewerkers en knowhow vereist. We geven je graag een aantal zekeringen, zodat je niet onbeveiligd de sprong moet wagen.
Voordat je in gesprek gaat met een leverancier van een ERP, is het essentieel om een diepgaande analyse van de behoeften van je bedrijf te maken. Kijk hierbij zeker naar de bestaande processen in je bedrijf, gekende knelpunten en de verbeteringen die je wil maken. Hiermee leg je al een solide basis voor het kiezen van het ERP-pakket.
Maar selecteer op basis van de behoefteanalyse een geschikt ERP-systeem dat matcht met jouw bedrijf. Belangrijke factoren hierbij zijn functionaliteiten, schaalbaarheid, gebruikersvriendelijkheid en compatibiliteit met bestaande systemen. Een grondige evaluatie van de ERP-leverancier en hun software is broodnodig om de juiste keuze te maken.
Een goed doordachte implementatieplanning is zeer belangrijk. Maak voor jezelf en je collega’s, samen met de consultant van de ERP-leverancier, een tijdslijn met duidelijke mijlpalen op. Denk zeker ook aan je budgettoewijzing en leg vast wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de implementatie.
Een realistische planning voorkomt onnodige onderbrekingen van de dagelijkse gang van zaken en minimaliseert risico's tijdens de implementatie.
Denk eraan om van bij de aanvang niet alleen je IT-afdeling, maar ook de toekomstige gebruikers van het ERP te betrekken, omdat zij als geen ander weten aan welke eisen het ERP-pakket moet voldoen. Probeer een team samen te stellen dat wordt vertegenwoordigd door een SPOC (Single Point of Contact), die jullie behoeften vertaalt naar de leverancier van het ERP-pakket.
Jouw bedrijf is uniek en heeft specifieke noden. Binnen het gekozen ERP-systeem kun je bepaalde aanpassingen doorvoeren en een configuratie maken die is afgestemd op de behoeften van jouw organisatie. Dit omvat bijvoorbeeld het opzetten workflows, het toewijzen van gebruikersrechten op individuele basis of per team, de koppeling met andere systemen, enz.
Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt voor een testfase, zodat je zeker bent dat het systeem naar behoren functioneert voor je live gaat. Of overweeg een gefaseerde integratie, waarbij je per module overstapt van je huidige werkwijze naar het nieuwe ERP-systeem.
Een competente ERP-leverancier beschikt over een implementatieconsultant die verantwoordelijk is voor de opleiding van de belangrijkste gebruikers. Bespreek met de leverancier welke verwachtingen je hebt met betrekking tot de opleiding die zij bieden.
Zodra je er zeker van bent dat de key-users vertrouwd zijn met het gekozen ERP-systeem, kun je overwegen om intern aanvullende training te geven aan alle secundaire gebruikers of dit door de leverancier te laten verzorgen. Zorg er in het laatste geval voor dat er altijd één van de key-users van je eigen organisatie aanwezig is om bedrijfsspecifieke vragen te beantwoorden. Dit helpt ook om het vertrouwen bij de medewerkers te vergroten.
Met deze aanpak minimaliseer je fouten en zorg je ervoor dat de overgang soepel verloopt voor alle betrokkenen.
