Je hebt een eerste contact gehad met je klant: leuk gesprek, klant heeft duidelijk aangegeven wat ze van je verlangen en jij hebt het gevoel dat jouw bedrijf precies kan voldoen aan wat ze wensen. Dus ga je aan de slag om een offerte te maken. Je wil niet alleen de beste offerte afgeven, maar ook een professionele indruk nalaten bij de klant. We helpen je graag om een offerte af te geven waarmee je niet alleen wettelijk in orde bent, maar ook een stap dichter geraakt bij het binnenhalen van het project.
- Een van de zaken waar je zeker rekening mee moet houden, is dat je offerte duidelijk en gestructureerd is. Gebruik hoofdstukken, titels, alinea’s en goede beschrijvingen van wat je aanbiedt.
- Zorg dat je offerte er professioneel uitziet: gebruik een bedrijfslogo, een eenduidige lay-out en let vooral op leesbare lettertypes en -grootte. Een document dat er verzorgd uitziet en geen typfouten of onduidelijkheden bevat, maakt altijd een goede indruk.
- Voorkom misverstanden door transparant te zijn over wat is inbegrepen in de prijs en wat niet. Mocht je varianten of opties aanbieden tegen een meerprijs, zet deze mee op de offerte met de vermelding dat dit optioneel is. Vergeet zeker je Btw-tarieven niet te vermelden.
- Personaliseer je offerte door een persoonlijke aanhef te gebruiken en eventueel samen te vatten wat je met de klant hebt besproken. Hiermee toon je aan dat dit niet een standaardofferte is die je keer op keer recycleert, maar dat je deze offerte specifiek voor deze klant hebt opgesteld. Je benadrukt hiermee dat de klant er écht toe doet en dat je hebt geluisterd naar de specifieke wensen.
- Om dit persoonlijke contact nog meer in de kijker te zetten, kan je ook altijd vermelden dat je openstaat voor verdere vragen en extra contactgegevens toevoegen.
- Zorg voor een “call-to-action” door duidelijk aan te geven wat je klant moet doen om de offerte te aanvaarden. Je kan dit doen door te vragen om de offerte getekend terug te sturen, een bevestiging per mail of als je systeem dit toelaat een digitaal akkoord te geven.
o De volledige, officiële, naam van jouw bedrijf.
o Je ondernemings- en btw-nummer
o Het adres van de maatschappelijke zetel.
o Contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres.
o De volledige naam en het adres van de klant
o Het btw-nummer van de klant bij zakelijke klanten.
o Wees duidelijk in de omschrijving van wat je aanbiedt
o Specificaties over hoeveelheden, maten, kleuren of andere relevante details
- Een duidelijke vermelding van de termijn waarin de offerte geldig is. Dit is belangrijk omdat een klant anders onbeperkt tijd heeft om de offerte te accepteren en jouw kosten binnen een aantal maand er waarschijnlijk helemaal anders uitzien dan vandaag.
- Duidelijke informatie over de betalingsvoorwaarden, zoals de betalingstermijn en verwijlintresten.
- Informatie over de datum van oplevering, eventuele leverkosten en tijden en wat er gebeurt bij vertragingen of annuleringen.
- Een verwijzing naar de algemene voorwaarden van het bedrijf: die moeten worden meegestuurd of toegankelijk zijn via een link. Deze voorwaarden beschrijven onder andere aansprakelijkheid, garantie en geschillenbeslechting. Hiervoor ga je best ten rade bij een bedrijfsjurist die je bijstaat om jouw algemene voorwaarden uit te schrijven.
- Je bedrijfsproces versnelt drastisch doordat je klant de offerte onmiddellijk ontvangt en zo sneller kan beslissen.
- Papier- en verzendkosten zijn niet meer aan de orde en het bijhouden en delen van je offertes worden zoveel efficiënter.
- Je hebt de kans om zaken toe te voegen zoals foto’s, productvideo’s, etc. waardoor je offerte een nóg professionelere indruk geeft.
- Alle gegevens staan gecentraliseerd, zowel je klantgegevens, productgegevens als je prijzen. Dit bespaart je tijd en moeite en verhoogt de nauwkeurigheid van je offerteberekening.
- Door het gebruik van documentsjablonen creëer je consistentie in je opmaak en de inhoud van je offertes. Wanneer je je ERP en sjablonen goed instelt, verzeker je je ervan dat je geen belangrijke of wettelijk verplichte zaken vergeet toe te voegen aan je offerte.
- Het systeem kan automatisch berekeningen maken en kortingen toepassen, waardoor fouten worden voorkomen.
- Je kan eenvoudig inzicht verkrijgen door rapportages te draaien in je ERP. Zo heb je compleet inzicht in het offerteproces, maar ook in het berekenen van je offerte. Je kan snel raadplegen in welk onderdeel je grote marges zitten en waar je een tandje moet bijsteken.
- Verzonden offertes kunnen eenvoudig worden aangepast en opnieuw worden verzonden én je houdt alle versies bij, zodat je precies weet wat je allemaal hebt aangepast.
Een goede offerte die zowel voldoet aan de wettelijke vereisten als aan de vereisten van de klant, vraagt om de nodige aandacht. Ze is duidelijk, professioneel en klantgericht. Niet eenvoudig om daar als ondernemer zicht op te houden, maar door het gebruiken van digitale tools zoals ERP-software, kan je dit eenvoudig, efficiënt en correct realiseren.
