Noem het gerust een cliché, maar bij ForGrowth houden we ervan om alles netjes georganiseerd te hebben. We hebben elk onze eigenwerkplek en bij de ene staan er al wat meer gadgets, planten of koekjes op het bureau als bij de andere, maar algemeen ziet het er net en harmonieus uit. En dat geldt net zo goed voor onze administratieve organisatie: alles wat we doen wordt gestructureerd bijgehouden en geregistreerd. Voor een softwarebedrijf is het niet meer dan normaal dat alles georganiseerd en gedigitaliseerd is, maar dat is niet in elke sector zo’n evidentie.
Ik hoor je wellicht kritisch denken: "Dat klinkt allemaal mooi, maar in onze situatie is dat niet zo eenvoudig." Met een aantal frog leaps kun je echter al snel aanzienlijke vooruitgang boeken.
Als een schakel in de keten morgen wegvalt, is het dan duidelijk voor de rest van het team waar hun collega aan werkte? Zorg ervoor dat je teamleden alle belangrijke informatie centraliseert. Vermijd lokale opslag en zorg ervoor dat jij, als bedrijfsleider of teamleider, toegang hebt tot elk document. Op deze manier voorkom je dubbel werk, miscommunicatie en vooral het verlies van belangrijke informatie.
Laat los wat overbodig is en bewaar (digitaal) alleen wat relevant en actueel is. Vraag jezelf kritisch af of het bewaren van een bepaald document noodzakelijk is. Zou je bedrijf zonder dat specifieke document kunnen blijven functioneren? Is het bewaren van die ene e-mail cruciaal voor het functioneren van het bedrijf?
Heb je ooit stilgestaan bij de kosten van al dat papier, de inkt, en de mappen en dozen die nodig zijn om alles bij te houden? Voeg daarbij de tijd die je team besteedt aan het zoeken naar informatie, terwijl dit digitaal zoveel sneller kan. Bovendien houdt het ook best veel risico’s in om een papieren, administratie bij te houden. Beperk je tot het bijhouden van papieren documenten waarvan het wettelijk verplicht is om ze op papier te bewaren. Een bijkomend voordeel: op de legplank waar vroeger de mappen stonden, is nu ruimte voor een plant die niet alleen zuurstof toevoegt aan je kantoor, maar ook een frisse en inspirerende sfeer creëert.
Het heeft geen zin om eilanden te creëren en teams hun eigen ding te laten doen, op termijn mondt dit uit in complete chaos: zaken worden niet gefactureerd, er zijn materialen te kort, planningen raken verstoord, …
Je verkoopt een project en bespreekt dit met je klant, je geeft het door aan degenen die het gaan realiseren en als het af is gaat het naar degene die de facturatie voor zijn rekening neemt. Hoewel dit eenvoudig lijkt, brengt het een complexe reeks documenten en administratieve taken met zich mee, verspreid over verschillende personen. Probeer dit allemaal zo vlot mogelijk in elkaar te laten overlopen en laat je medewerkers centraal communiceren met elkaar, via hetzelfde kanaal/systeem. Zowel voor je teams als voor je klanten, is het veel duidelijker wanneer je alles op elkaar afstemt en met elkaar connecteert.
Moedig je team aan om een digitale etiquette te gebruiken: zorg voor consistentie in bestandsnamen, projectnamen, bijhouden van versies etc. Op die manier bevorder je niet alleen de efficiëntie, maar ook het gevoel van een gedeelde verantwoordelijkheid.
De laatste, maar niet de meest evidente: laat automatisering de routinetaken overnemen. Of het nu gaat over genereren van rapporten, het bijhouden van deadlines of andere repetitieve taken, door deze te automatiseren kunnen teamleden zich richten op belangrijkere zaken.
Met deze 6 sprongen ben je al een heel eind verder gekomen met organiseren en een aangename werksfeer te creëren - zonder papieren rompslomp en met meer ruimte voor welverdiende koffiepauzes!
