Vakantie, tijd om te ontspannen. Alhoewel…
Vaak is de week voor je in vakantie gaat een hectische periode, om dan nog maar te zwijgen van de eerste dagen nadat je terugkomt uit vakantie. Het is ook geen onbekend fenomeen dat je de eerste dagen van je vakantie helemaal niet te genieten bent, of zelfs ziek wordt. Je hebt immers de laatste weken op adrenaline geleefd om alles nog af te werken en je lichaam heeft nood aan herstel eens je alles écht hebt losgelaten.
We helpen je graag om vanaf dag 1 van je vakantie te genieten.
“Oei, zijn we al juli?!” De vakantie is er altijd veel sneller dan je denkt, begin al enkele weken op voorhand met het plannen van je werk. Maak een To-Do lijst en prioriteer je taken. Wees vooral realistisch in je planning en doelen, wat geen prioriteit is, kan je na je vakantie ook nog doen.
Wanneer je een collectieve sluiting hebt, ben je vast al weken op voorhand aan de vakantieplanning. Vergeet niet om je klanten en partners voldoende op tijd te informeren over de nakende vakantie, om teleurstelling en frustratie te voorkomen tijdens de sluiting.
Ook bij individueel verlof is het een slimme zet om tijdig te communiceren, ook intern. Bespreek je lopende projecten en openstaande zaken niet last-minute, maar enkele dagen op voorhand, zodat je collega’s hun vragen nog kunnen stellen en jij niet het gevoel hebt dat je iets vergeten bent. Een overdrachtsdocument waarin je richtlijnen voor lopende projecten, contactinformatie voor dringende zaken en eventuele deadlines noteert, zijn een handig houvast voor je collega’s tijdens je afwezigheid.
Een ander hulpmiddel om ten volle van je vakantie te kunnen genieten is een goede out-of-office instellen. Op die manier laat je collega’s, klanten en andere contacten weten dat je niet direct beschikbaar bent en voorkom je misverstanden en verkeerde verwachtingen. Bovendien geeft het een zeer professionele en georganiseerde indruk en vermindert het aantal follow-up mails en telefoons die je krijgt, doordat het duidelijk is dat je er niet bent.
Enkele tips voor een duidelijke out-of-office mail:
- Geef aan wanneer je contacten een antwoord kunnen verwachten, door de datum van je terugkeer, of beter: de datum wanneer je gaat antwoorden, te vermelden. Met “ik ben er enkele dagen niet” ben je niet erg duidelijk en is de kans op verwarring vrij groot.
- Je kan aangeven dat je op vakantie bent, maar dit is niet persé de regel. Probeer het vooral kort en bondig te houden.
- Indien mogelijk, geef een alternatief contactpersoon voor dringende zaken. Altijd fijn om toch ergens terecht te kunnen als het brandt.
Ruim je werkplek op voor je vertrekt: clean desk = clear mind. Je zal jezelf dankbaar zijn dat die stapel papier er niet meer ligt wanneer je terugkeert.
Aan alle mooie liedjes komt altijd een einde en op een dag moet je natuurlijk terug aan het werk. Die terugkeer kan je minstens evenveel stress bezorgen als de week voor je vakantie, waardoor je hele ontspannen vakantie in no-time tenietgedaan is. Om dat te vermijden kan je onderstaande in overweging nemen:
Wellicht vind je dit bizar, maar begin een uur eerder dan normaal. Op die manier kan je rustig aan je mailbox beginnen vooraleer je collega aan je werkplek staat te springen van blijdschap omdat je terug bent.
Probeer om op je eerste dag na de vakantie niet meteen te starten met belangrijke meetings en deadlines. Blokkeer je agenda de eerste uren en probeer net zoals voor je vakantie een To-Do lijst te maken. Filter je mailbox om de spam er tussenuit te halen en markeer de belangrijkste mails.
Laat je out of office een dag langer aan staan. Klinkt misschien niet zo netjes, maar het geeft je wel de ruimte om een inhaalslag te doen in je mails en niet meteen overstelpt te worden met nieuwe mails en telefoontjes. Op die manier val je ook niet uit de lucht wanneer iemand je opbelt om te vragen of je zijn mail al hebt bekeken.
Laat je collega’s weten dat je terug bent en plan op voorhand een inhaalvergadering in om te vermijden dat iedereen tegelijk aan je werkplek komt staan om te vertellen wat je allemaal gemist hebt tijdens je afwezigheid.
We kunnen je heel veel tips geven om je overal op voor te bereiden, maar wat vooral uit jezelf moet komen is loslaten en genieten. Geniet van je gezelschap, de omgeving en alle rust tijdens je vakantie. Ondernemen is een passie, maar gun jezelf ook de rust die je als hardwerkende ondernemer verdient.
