Eén van de moeilijkste zaken om onder controle te houden als ondernemer is de marge op je projecten. Het is belangrijk om competitief te blijven, maar ook winstgevend. In een snel evoluerende markt waarbij de prijzen van materialen en grondstoffen, vereisten en omstandigheden elke dag kunnen veranderen is het niet eenvoudig om je marges te bewaken. Daarom is het des te belangrijker om een volledig zicht te hebben op elke stap in je bedrijfsvoering.
Dit onderdeel vraagt nauwgezette monitoring en strategische inkoop, om de kosten laag te houden zonder in te boeten op kwaliteit. Allereerst moet je je leveranciersrelaties onderhouden, maar terwijl ook alternatieve leveranciers verkennen om prijsschommelingen te beperken en nauwlettend de markttrends opvolgen om je concurrentievoordeel te behouden.
Bovendien wil je graag voordelig inkopen, wat zich vaak uit in grotere hoeveelheden aankopen, maar je wil ook geen te grote voorraad hebben, dit neemt plaats in en kost je op termijn ook alleen maar geld.
Om je te verzekeren van de juiste leverancier, kan je de leveranciersdatabase van je ERP-pakket gebruiken. Je koppelt je materialen aan één of meerdere leveranciers en selecteert zo wie het meest geschikt is om je te voorzien van materiaal op dat moment. Wanneer je je wil verzekeren van de beste prijs voor je materialen, kan je rechtstreeks vanuit je ERP een prijsaanvraag bij één of meerdere leveranciers uitzetten en dit eenvoudig omzetten naar een inkooporder. Op die manier heb je alles aan elkaar gekoppeld en blijft het overzichtelijk. Bovendien kan je een leveranciersevaluatie bijhouden om jezelf eraan te herinneren waarom je juist wel of helemaal niet bij een bepaalde leverancier moet aankopen.
Ook je voorraad beheren en voorkomen dat er materialen stof liggen te verzamelen in je magazijn of dat er zich grote tekorten voordoen, doe je eenvoudig via je ERP. Je geeft zelf aan hoeveel je minimaal en maximaal aan stock wil hebben. Het ERP geeft jou een signaal wanneer je zonder voorraad dreigt te vallen of weerhoudt je ervan om te veel in te kopen.
Het succes van je project begint bij het maken van een nauwkeurige en competitieve offerte. Het is niet eenvoudig om een evenwicht te vinden tussen het winnen van het project en het behouden van een gezonde winstmarge.
Het bepalen van de kostprijs van het project is balanceren op een koord tussen verschillende variabelen, zoals arbeid, materialen, overheadkosten en winstmarge. Door gebruik te maken van de offertetool in je ERP-systeem, kan je nauwkeurige berekeningen maken op basis van historische gegevens en actuele prijzen. Het is belangrijk om al je kostenposten zorgvuldig te overwegen en realistische schattingen te maken om verrassingen tijdens het project te voorkomen. Een dashboard per offerte, waar je duidelijk kan zien waar je moet bijsteken op de marge en waar er nog ruimte is, helpt je om je winstgevendheid te behouden.
Projectvereisten en omstandigheden kunnen snel veranderen. Daarom moet je flexibel zijn bij het opstellen van offertes. Het vermogen om snel te anticiperen op aanpassingen en alternatieve oplossingen voor te stellen, kan het verschil maken tussen het winnen of verliezen van een project. Je ERP-systeem kan hierbij van onschatbare waarde zijn door het snel genereren van verschillende offerteversies en het aanpassen van prijzen en voorwaarden.
Nadat je een offerte hebt uitgebracht, is de opvolging ervan de volgende, belangrijke stap. Met je ERP-systeem kun je offertes nauwkeurig volgen en analyseren, inclusief de status van elke offerte, reacties van klanten en eventuele wijzigingen in de voorwaarden. Deze informatie kan waardevol zijn voor toekomstige offertes en het verbeteren van je processen.
Na het winnen van een project volgt de moeilijke taak om een strak project- en kostenmanagement te hanteren om ervoor te zorgen dat je de winstgevendheid behoudt.
Het begint bij de projectplanning en -uitvoering. Je hebt een duidelijke projectplanning nodig om de voortgang van het project te bewaken en mogelijke vertragingen te minimaliseren. Door middel van een projectmanagementtool binnen je ERP-systeem kan je taken toewijzen, mijlpalen instellen en de voortgang van het project in realtime volgen. Het vermogen om snel te reageren op eventuele wijzigingen of problemen kan helpen om de marge onder controle te houden.
Het bijhouden van de kosten gedurende het hele project helpt je ervoor te zorgen dat je binnen het budget blijft. Wanneer je alle kostenposten (zoals werkuren, materiaal, onderaannemers en overheadkosten) nauwkeurig registreert en regelmatig je dashboards controleert, merk je potentiële kostenoverschrijdingen veel vlugger op en kan je tijdig ingrijpen om deze te beheersen.
Effectieve communicatie en samenwerking tussen alle betrokkenen zorgen er mee voor dat projecten tot een succesvol einde kunnen worden gebracht. Zorg ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot, voor hen, relevante projectinformatie, zoals planningen, budgetten en wijzigingen. Dit bevordert transparantie en helpt bij het voorkomen van misverstanden of conflicten die de projectkosten kunnen verhogen.
Met een ERP-pakket zoals dat van ForGrowth krijg je als ondernemer de mogelijkheid om elk aspect van je bedrijfsprocessen te optimaliseren en te stroomlijnen. Van het beheren van je materiaal, het opstellen van je offerte tot een strak project- en kostenmanagement; een ERP-pakket biedt je een all-in-one oplossing die je helpt om je marges te bewaken en een mooie toekomst op te bouwen.
