Als bedrijf in de bouw- en installatiesector, kan je je projecten op verschillende manieren benaderen. De meest frequente methodes zijn werken “in regie” of werken onder “forfait”. Gezien er geen geschreven regels zijn die zeggen dat je altijd onder regie of onder forfait moet werken, heb je dus de vrijheid om zelf te kiezen. Wanneer je best voor welke contractvorm kiest, is afhankelijk van verschillende factoren.
Allereest is het belangrijk om te weten wat beide inhouden.
Bij werken in regie, betaalt de klant voor de effectieve kosten zoals arbeidsuren en materialen plus een afgesproken vergoeding voor overheadkosten en winst. Als ondernemer factureer je de opdrachtgever op basis van de kosten, zoals vastgelegd in de vorderingsstaat. Dit betekent dat de betaling afhankelijk is van de effectieve kosten die zijn gemaakt.
Dit houdt in dat je als bouwondernemer met je opdrachtgever een vast bedrag overeenkomt voor het voltooien van een project, ongeacht de uiteindelijke kosten die je tijdens de uitvoering maakt. Deze vaste prijs heb je berekend in je offerte en omvat doorgaans alle kosten, inclusief arbeid, materialen, overheadkosten en winstmarges. De betaling vindt plaats volgens de overeengekomen voorwaarden, vaak in termijnen op basis van de voortgang van het project (volgens facturatieschema). Je kan nog steeds een vorderingsstaat gebruiken om de voortgang te documenteren, maar de betaling is niet gebaseerd op de werkelijke kosten.
Je kan je een aantal vragen stellen om je te helpen een keuze te maken. Bijvoorbeeld:
Je kan er als bedrijf voor kiezen om je flexibel op te stellen en beide contractvormen aan te bieden, afhankelijk van je opdrachtgever en de aard van het project. Door je klantvriendelijk op te stellen en je naar je opdrachtgevers aan te passen, versterk je je positie in de markt.
Opdrachtgevers hebben soms een voorkeur voor transparantie, omdat ze graag volledige controle hebben over de kosten. Voor deze klanten wordt best het werken in regie toegepast. Anderen geven er daarentegen de voorkeur aan om vooraf duidelijkheid te hebben over de kosten en geven de voorkeur aan een vast tarief. Het is dus goed om te peilen naar de behoeften van de opdrachtgever, zodat je kan inspelen op zijn specifieke vraag.
Een belangrijke factor bij het kiezen voor regie of forfait is het type project. Voor grote of langdurende projecten, waarbij het nauwkeurig voorspellen van de kosten een uitdaging vormt, is werken in regie de beste contractvorm. Onderhoudscontracten lenen zich bijvoorbeeld uitstekend om in regie te werken. Aan de andere kant zijn projecten die relatief standaard zijn, met duidelijk gedefinieerde vereisten, beter geschikt om op forfaitaire basis te worden aangepakt.
Zowel voor regie- als forfaitprojecten, kan een ERP je helpen om je processen zodanig te stroomlijnen, dat de risico’s voor zowel jou als bouwondernemer als voor de opdrachtgever tot een minimum beperkt blijven. Door middel van rapportages en geautomatiseerde analyses, krijg je duidelijk zicht op je huidige projecten en kan je in de toekomst betere beslissingen nemen.
Middelenbeheer: Een diepgaand inzicht in je middelen is van groot belang voor regieprojecten. Een ERP-systeem kan ondersteunen bij het plannen van personeel, het registreren van gewerkte uren, het beheren van voorraden enzovoort.
Kostenbeheersing: Dankzij je ERP behoud je een nauwkeurig overzicht van de kosten, waardoor je je projectbudgetten beter kunt voorspellen. Dit stelt je in staat om een betere service te bieden en een reputatie van ‘zeer betrouwbare partner’ in de markt op te bouwen.
Projectplanning: Je houdt met een ERP perfect je projectplanning en opvolging onder controle, doordat je de voortgang van projecten in realtime kunnen volgen. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten en het nemen van tijdige beslissingen om projecten op koers te houden.
Kostenramingen: Bij forfaitprojecten is het belangrijk om nauwkeurige kostenramingen te maken. Met historische gegevens in je ERP-systeem kun je offertes voor nieuwe projecten baseren op ervaringen en data van vergelijkbare projecten uit het verleden. Dit voorkomt kostenoverschrijdingen en biedt controle over winstmarges.
Risicobeheer: Door risico's te identificeren, te evalueren en passende maatregelen te nemen, kunnen projectmanagers proactief problemen aanpakken voordat ze zich voordoen, waardoor de kans op vertragingen of kostenoverschrijdingen wordt verminderd.
Documentbeheer: Bij forfaitprojecten is nauwkeurig documentbeheer van groot belang. Een ERP-systeem ondersteunt bij het organiseren en beheren van al deze documenten op één centrale locatie, wat uniformiteit en duidelijkheid schept voor alle partijen.
Het blijft dus heel afhankelijk van het project of je kiest voor werken in regie of onder forfait. Maar een zekerheid is wel dat het in beide gevallen belangrijk is om alles goed te documenteren.
