Planning, coördinatie en tijdigheid, dat is wat bouwbedrijven draaiend houdt. Een hele klus, die veel inspanning vraagt van het hele team. Een goed werkend ERP, stroomlijnt de hele workflow en draagt daardoor bij aan kostenbesparingen. Zo is bijvoorbeeld het registreren en bijhouden van werktijden een belangrijke stap in het proces.
Papieren registratie waarbij iedereen handmatig zijn uren invult is nogal voorbijgestreefd en kost veel tijd en onrechtstreeks handenvol geld.
Een opsomming van de belangrijkste voordelen:
Handmatige tijdregistratie kan leiden tot fouten en afwijkingen, maar met digitale registratie worden menselijke fouten geminimaliseerd. Elk gewerkt uur wordt nauwkeurig vastgelegd, wat resulteert in een betrouwbaar overzicht van de arbeidsuren.
Tijd is kostbaar, vooral in de bouwsector. Door het gebruik van apps en ERP-software kunnen werknemers snel hun uren registreren zonder kostbare tijd te verspillen aan administratie. Dit stelt hen in staat zich te focussen op hun kerntaken en de productiviteit te verhogen.
Met digitale tijdregistratie heb je altijd real-time inzicht in de voortgang van het project. Men kan direct zien hoeveel uren er zijn besteed, welke taken zijn voltooid en hoe de kosten zich verhouden tot het budget. Dit maakt het mogelijk om snel bij te sturen indien nodig en projecten op koers te houden.
Door digitale tijdregistratie te integreren met je bestaande ERP-software, wordt het beheer van arbeidsuren naadloos geïntegreerd in alle bedrijfsprocessen. Dit zorgt voor een gestroomlijnde workflow en maakt het eenvoudig om rapporten te genereren en analyses uit te voeren.
Voor wie de stap naar digitalisatie nog moet maken, lijkt het een heel complex proces om hieraan te beginnen. Als je echter kiest voor een ERP-leverancier die je van meet af aan begeleidt bij de integratie van de software, kan je op korte termijn al snel resultaten zien.
In een eerste fase gaan alle gebruikers toegang krijgen tot de planning- en registratietool. Eén of meerdere hoofdgebruikers beheren in het ERP de gebruikersrollen en -rechten, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke functies. De werknemers die zich naar de bouwwerven verplaatsen bijvoorbeeld, krijgen toegang tot de mobiele applicatie, terwijl de kantoorcollega’s de browserapplicatie zullen gebruiken.
De volgende stap is het maken van de planningen in de ERP tool. Projectmanagers wijzen op zeer eenvoudige manier taken en projecten toe aan individuele medewerkers. Zo kunnen ze duidelijke deadlines stellen en is er een duidelijk overzicht. De medewerkers op zich weten exact wat hun opdracht is en waar ze op welk moment moeten zijn.
Alle medewerkers registreren hun gewerkte uren in het systeem op basis van de toegewezen taken en projecten. Dit kan gebeuren door in te loggen op het systeem of de mobiele applicatie en de gewerkte uren in te voeren, of via geautomatiseerde methoden zoals het scannen van een badge aan een tikklok.
Nadat medewerkers hun uren hebben geregistreerd, kunnen (project-)managers deze uren valideren en goedkeuren. Ze kunnen de uren vergelijken met de geplande uren en eventuele afwijkingen corrigeren.
Het ERP-systeem biedt vervolgens de mogelijkheid om rapporten en analyses te genereren over de geregistreerde uren. Hierin zijn onder andere de gewerkte uren per project, de kosten van de arbeidsuren en de naleving van de planning te vinden.
De tool voor planning en urenregistratie is geïntegreerd met andere modules binnen het ERP-systeem, zoals vorderingen, facturatie en projectmanagement. Dit zorgt voor een naadloze uitwisseling van gegevens tussen verschillende bedrijfsprocessen. Waardoor je vlot en nauwkeurig kunt factureren aan je klanten.
Doordat je HR-departement de tijdregistratie nu ook digitaal ontvangt, zijn zij ook in staat om sneller en nauwkeuriger gegevens te verzamelen over werktijden, overuren en afwezigheden. Het zorgt ervoor dat de loonadministratie en verzuimbeheer wordt vereenvoudigd en ze krijgen zicht op trends en patronen in de werkgewoonten van de werknemers. Dit kan bouwbedrijven helpen om de tevredenheid van hun werknemers te verhogen, wat op zich dan weer kan leiden tot hogere productiviteit en nauwkeurigheid.
Het implementeren van een tijdsregistratietool in een ERP-systeem vereist inderdaad eerst een investering in tijd en middelen, maar je plukt er vrij snel de vruchten van. Door de nauwkeurigheid, efficiëntie en realtime inzichten die het biedt, kan een dergelijk systeem bouwbedrijven helpen om groei te realiseren en kosten te besparen.
